Jak wybierać biuro rachunkowe dla prowadzonej działalności?

Wielu polskich przedsiębiorców, już na etapie zakładania działalności gospodarczej, decyduje się na skorzystanie z usług biura rachunkowego. Zatrudnianie własnego księgowego w przypadku małych firm nie jest opłacalnym rozwiązaniem, a prowadzenie księgowości na własną rękę to czasochłonne oraz ryzykowne zajęcie. Kiedy zacząć szukać biura? Najlepiej jeszcze zanim dokonamy wpisu do CEiDG, ponieważ podczas rejestracji firmy musimy określić się w kilku kwestiach podatkowych. Ale jak wybrać biuro rachunkowe?

Weryfikacja kompetencji i doświadczenia

Przede wszystkim musimy mieć świadomość, że za wszystkie nieścisłości w rozliczeniach odpowiedzialni jesteśmy my – nie biuro rachunkowe. Udzielając pełnomocnictwa księgowemu nie zostajemy automatycznie zwalniani z ponoszenia konsekwencji za ewentualne błędy. Jak się tego ustrzec? Wybierać rzetelne biura rachunkowe z wieloletnim doświadczeniem, które poważnie podchodzą do finansów swoich klientów.

Sprawdzanie kwalifikacji księgowych

Istnieje kilka sposobów na weryfikację uprawnień księgowego:

• na stronie Ministerstwa Finansów publikowane są wykazy osób, które uzyskały certyfikat w wyniku pozytywnego zaliczenia egzaminu państwowego potwierdzającego kompetencje zawodowe
• możemy sprawdzić wykształcenie kandydata – wymaga się dyplomu w tym kierunku oraz minimum trzyletniego stażu zawodowego
• warto dopytać o wybrane przez nas biuro rachunkowe w Centrum Informacji Księgowej

Obowiązkowe ubezpieczenie OC

Każde legalnie działające biuro rachunkowe musi posiadać obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Co to dla nas oznacza? Jeśli w wyniku błędu księgowego ponosimy stratę finansową, możemy domagać się odszkodowania. Polisa OC stanowi zabezpieczenie interesów klienta i świadczy o profesjonalizmie biura – jej brak powinien wzbudzić nasze wątpliwości.

Doświadczenie rynkowe i referencje

Wybierając księgowego warto zwrócić uwagę na to od ilu lat działa na rynku. Biuro rachunkowe, które istnieje dopiero od kilku miesięcy i bardzo nisko wycenia swoje usługi, nie powinno wzbudzić naszego zaufania. Dla przykładu: biuro rachunkowe Tax Expert istnieje na rynku od 2008 roku i jest polecane przez wielu przedsiębiorców. To powinno być dla nas sygnałem, że pracują tam doświadczeni i dobrze wykształceni specjaliści.

Przynależność do organizacji branżowych

Znaczenie będzie mieć też fakt, czy księgowi należą do Stowarzyszenia Księgowych w Polsce – najstarszej polskiej organizacji tego typu. Członkostwo w tego rodzaju stowarzyszeniach oznacza dostęp do bieżących szkoleń, wymiany doświadczeń oraz przestrzeganie standardów etycznych obowiązujących w zawodzie.

Pozyskiwanie opinii o biurze

Jak pozyskać opinie o biurze? Niektóre z firm zamieszczają na swojej stronie internetowej referencje od klientów, warto też popytać znajomych przedsiębiorców z czyich usług korzystają. Dobrym źródłem informacji mogą być również fora internetowe oraz grupy tematyczne dla przedsiębiorców, gdzie dzielą się swoimi doświadczeniami z konkretnymi biurami rachunkowymi.

Zakres usług biura rachunkowego

Wiele osób wychodzi z założenia, że księgowi są od wszelkich kwestii związanych z prawem podatkowym, a tak nie zawsze jest. Większość biur rachunkowych specjalizuje się w określonym zakresie, dlatego należałoby sprawdzić jakie usługi są przez nie oferowane.

Podstawowy zakres obsługi księgowej

Standardowa oferta biura rachunkowego powinna obejmować:

• prowadzenie księgi przychodów i rozchodów lub pełnej księgowości
• rozliczanie podatku VAT i składanie deklaracji podatkowych
• naliczanie i odprowadzanie składek ZUS
• sporządzanie sprawozdań finansowych
• reprezentowanie klienta przed urzędami skarbowymi

Dodatkowe usługi i specjalizacje

Rozmowa na temat zakresu usług dodatkowo pokaże nam, czy biuro podchodzi indywidualnie do swoich klientów, co również jest istotne. Niektóre biura oferują dodatkowe wsparcie w zakresie optymalizacji podatkowej, doradztwa przy wyborze formy opodatkowania czy pomocy przy uzyskiwaniu dotacji unijnych. Warto dopytać, czy księgowy zna specyfikę naszej branży – księgowość dla sklepu internetowego różni się od obsługi firmy budowlanej czy gabinetu lekarskiego.

Warunki współpracy

Na koniec należałoby pomyśleć o bardziej praktycznych aspektach wyboru biura rachunkowego:

Dostępność i komunikacja

Godziny otwarcia – należy sprawdzić, czy odpowiadają naszemu trybowi pracy. Jeśli prowadzimy działalność wieczorami lub w weekendy, warto wiedzieć, jak w takich sytuacjach kontaktować się z księgowym.

Lokalizacja – w czasach komunikacji internetowej czynnik ten będzie istotny tylko dla tych osób, które preferują bezpośredni kontakt. Jednak nawet przy zdalnej współpracy warto wiedzieć, gdzie fizycznie mieści się biuro i czy w razie potrzeby możemy tam osobiście dostarczyć dokumenty.

Sposób komunikacji – jak kontaktować się poza godzinami biura? Jak dostarczać dokumenty? Czy biuro korzysta z nowoczesnych narzędzi typu Dropbox, systemy obiegu dokumentów czy platformy do podpisu elektronicznego? Czy księgowy odpowiada na maile w ciągu kilku godzin, czy musimy czekać kilka dni?

Koszty usług księgowych

Koszt usług powinien być transparentny i dostosowany do rzeczywistego zakresu pracy. Najtańsza oferta nie zawsze jest najlepsza – często kryje ukryte opłaty za dodatkowe czynności. Warto poprosić o szczegółowy cennik i doprecyzować, co wchodzi w stałą miesięczną opłatę, a za co zapłacimy dodatkowo. Należy też sprawdzić, jak wygląda kwestia umowy – czy możemy z niej zrezygnować w każdym momencie, czy obowiązuje nas okres wypowiedzenia.

Nie zawsze zdajemy sobie sprawę z tego jak ważny jest wybór dobrego biura rachunkowego. A przecież od tego zależeć będzie optymalizacja kosztów w firmie oraz prawidłowe rozliczanie się z podatków. Dlatego zanim jeszcze zarejestrujemy działalność dobrze jest poświęcić więcej czasu na wybór księgowości.